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Ein Mitarbeiter fehlt - wie komme ich an die Mails?

Stand: 09.02.2016

E-Mail hat sich zu einem unverzichtbaren Medium entwickelt, das die schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleistet. Auch die Hochschulen als Arbeitgeber wissen den Nutzen dieser Kommunikationsform zu schätzen und daher ist es heute üblich, dass (fast) jeder Mitarbeiter eine E-Mailadresse bei der Hochschule als Arbeitgeber hat.
Dieses Arbeitsmittel funktioniert so lange reibungslos wie der Arbeitnehmer regelmäßig zum Dienst erscheint.
Doch fällt der Arbeitnehmer längere Zeit aus, beispielsweise aus Krankheitsgründen, Dienstreisen oder Kuraufenthalten - wie sieht es dann eigentlich aus?
Kaum ein Arbeitgeber trifft für den Fall der Fälle entsprechende Vorkehrungen und steht vor einer Vielzahl von Fragen.
Darf ein Vertreter auf die Mailbox zugreifen?
Darf der Vorgesetzte die Mails sichten?

Wie so oft in diesem Bereich betritt man bei der Beurteilung dieser Fragen rechtlich unsicheres Terrain.

Es sind folgende Fälle zu unterscheiden:

  1. Die private Nutzung von E-Mail ist zugelassen. (dazu unter II.)
  2. Nur die dienstliche Nutzung von E-Mail ist zugelassen. (dazu unter III.)
  3. In der Praxis sehr bedeutsam ist auch der Fall, dass zwar in Regelungen nur die dienstliche Nutzung zugelassen ist, aber die private Nutzung geduldet wird (dazu unter IV.)

Bevor auf diese Fälle im Einzelnen eingegangen wird, ist aber eine Gruppe von Personen zu betrachten, die - unabhängig von den genannten Fallkonstellationen, was die private Nutzung anbelangt - gleich zu beurteilen sind (dazu unter I.).

Der vollständige Inhalt des Dokuments steht nur den mit ZENDAS kooperierenden Hochschulen zur Verfügung (nähere Informationen finden Sie hier Interner Link).

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