KI-gestützte Protokollerstellung
Stand: 05.03.2026
"Och nee, nicht schon wieder!" - das denken sich wohl viele, wenn sie an der Reihe sind und die Aufgabe bekommen haben, ein Protokoll zu einer Besprechung zu schreiben. Kann da nicht künstliche Intelligenz (KI) helfen? Am besten gleich während der Besprechung zuhören und hinterher das fertige Protokoll ausspucken. Und tatsächlich: Es gibt Angebote am Markt, die eine Besprechung aufzeichnen und hinterher ein Protokoll erstellen oder direkt in Echtzeit ein Protokoll schreiben. Dabei werden personenbezogene Daten verarbeitet: Die Stimmen der Besprechungsteilnehmenden und die Gesprächsinhalte, denn regelmäßig wird in einer Besprechung über Personen gesprochen. Kann man die mit einer KI-gestützten Protokollerstellung verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten rechtfertigen?
Wir haben uns erstmalig im Januar 2026 ausführlich damit beschäftigt und sind auf eine Reihe ungeklärter Rechtsfragen gestoßen, die man unterschiedlich beantworten kann und je nach Sichtweise zu anderen Ergebnissen kommt.
In Baden-Württemberg wurden mit Wirkung zum 28.02.2026 entscheidende Vorschriften geändert, die nun im Land zu einer eindeutigeren Rechtslage führen und bei entsprechender Argumentation die KI-gestützte Protokollerstellung ermöglichen. Soweit ersichtlich, sind diese Regelungen (abgesehen von Schleswig-Hostein) bundesweit einmalig. Wenn Ihre Hochschule daher in einem anderen Bundesland als Baden-Württemberg sitzt, können die Ausführungen nicht ohne weiteres übertragen werden. Gleichwohl werden natürlich die rechtlichen Problempunkte angesprochen und es kann als Ausgangspunkt für die Betrachtung im eigenen Land dienen.
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