Klassifizierung personenbezogener Daten beim Prozess einer Dienstreise
Stand: 12.11.2024
Gehen Hochschulbeschäftigte (dienstlich) auf Reisen, fallen dabei nicht wenige Daten an: Ein Dienstreiseantrag samt seiner Genehmigung, Reisekostenbelege und gegebenenfalls eine Reiseabrechnung.
Vorfrage bei der datenschutzrechtlichen Betrachtung ist dabei, ob es sich bei diesen personenbezogenen Daten im Reiseprozess um Personalaktendaten handelt. Dies hätte die Folge, dass in Baden-Württemberg entweder für die verbeamteten Beschäftigten direkt oder für die Tarifbeschäftigten über § 15 Abs. 4 Landesdatenschutzgesetz das Landesbeamtengesetz (LBG) einschlägig ist. Dies hat wiederum Auswirkungen darauf, unter welchen Bedingungen die Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen. In der Praxis wird dies v.a. auch dann interessant, wenn die Hochschule externe Dienstleister für die Organisation von Dienstreisemanagement(prozessen) einbezieht. Denn § 85a LBG (Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag) lässt eine Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag nur in engen Grenzen zu.
Es geht um die Frage, ob es sich bei Dienstreisedaten von Hochschulbeschäftigten (oder einzelne davon) um Personalaktendaten im Sinne der §§ 83 ff. LBG handelt oder um so genannte Sachaktendaten.
Der vollständige Inhalt des Dokuments steht nur den mit ZENDAS kooperierenden Hochschulen zur Verfügung
(nähere Informationen finden Sie hier
).
LfDI Baden-Württemberg
Um Rechtssicherheit für die Hochschulen zu schaffen, hat ZENDAS Ende März 2021 eine Anfrage beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg (LfDI) gestellt, wie personenbezogene Daten beim Prozess einer Dienstreise im Kontext der Anwendbarkeit von § 85a LBG zu klassifizieren sind. Sobald uns eine Antwort des LfDI vorliegt, werden wir unsere Webseite dementsprechend ergänzen Das lange Warten wurde im Herbst 2024 mit einer ausführlichen Antwort des LfDI belohnt:
Der LfDI Baden-Württemberg klassifiziert auch die Daten wie Dienstreiseanträge, Genehmigungen und Dienstreiseanordnungen als Personalaktendaten. Der LfDI spricht in seiner Antwort von Beamtinnen und Beamten, die Argumente lassen sich aber nach Auffassung von ZENDAS auch auf Beschäftigte übertragen: Die Datenverarbeitung diene zum einen der Präzisierung der Pflicht der Beamtinnen und Beamten, indem festgelegt wird, dass die Aufgaben am Reiseort ein Dienstgeschäft sind, zum anderen stehe sie im Zusammenhang mit dem Anspruch auf Reisekostenvergütung. Damit diene sie insgesamt der Erfüllung der im Beamtenverhältnis liegenden Rechte und Pflichten. Der LfDI hält es nicht für nachvollziehbar, diese Unterlagen über Antrag und Genehmigung anders zu behandeln als die zur Reisekostenvergütung.