Klassifizierung personenbezogener Daten beim Prozess einer Dienstreise

Stand: 15.06.2021

Gehen Hochschulbeschäftigte (dienstlich) auf Reisen, fallen dabei nicht wenige Daten an: Ein Dienstreiseantrag samt seiner Genehmigung, Reisekostenbelege und gegebenenfalls eine Reiseabrechnung.

Vorfrage bei der datenschutzrechtlichen Betrachtung ist dabei, ob es sich bei diesen personenbezogenen Daten im Reiseprozess um Personalaktendaten handelt. Dies hätte die Folge, dass in Baden-Württemberg entweder für die verbeamteten Beschäftigten direkt oder für die Tarifbeschäftigten über § 15 Abs. 4 Landesdatenschutzgesetz das Landesbeamtengesetz (LBG) einschlägig ist. Dies hat wiederum Auswirkungen darauf, unter welchen Bedingungen die Daten überhaupt verarbeitet werden dürfen. In der Praxis wird dies v.a. auch dann interessant, wenn die Hochschule externe Dienstleister für die Organisation von Dienstreisemanagement(prozessen) einbezieht. Denn § 85a LBG (Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag) lässt eine Verarbeitung von Personalaktendaten im Auftrag nur in engen Grenzen zu.

Auf dieser Webseite möchten wir Ihnen unsere Sichtweise zum Thema Klassifizierung personenbezogener Daten von Beschäftigten, die im Prozess einer Dienstreise an einer Hochschule verarbeitet werden, darstellen.

Konkreter geht es uns um die Frage, ob es sich bei Dienstreisedaten von Hochschulbeschäftigten (oder einzelne davon) um Personalaktendaten im Sinne der §§ 83 ff. LBG handelt oder um so genannte Sachaktendaten.

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