Datenschutzrechtliche Hinweise anlässlich der Benennung als Kontaktperson und deren Vertretung im Sinne des § 4 der ZENDAS Kooperationsvereinbarung
Stand: 11.12.2023
I. Informationen nach Art. 14 DS-GVO
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:
Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Deutschland
Tel: +49 711/685-0
E-Mail: poststelle@uni-stuttgart.de
2. Datenschutzbeauftragte/r
Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragte/r
Breitscheidstr. 2
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-83687
Fax: +49 711 685-83688
E-Mail: datenschutz@uni-stuttgart.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Quelle der personenbezogenen Daten
Nach der am 01.07.2023 in Kraft getretenen Kooperationsvereinbarung benennen die Kooperationspartner – die baden-württembergischen Universitäten – ZENDAS eine Kontaktperson und mindestens eine Vertretung. Die Benennung erfolgte durch die jeweilige Kanzlerin bzw. den jeweiligen Kanzler bzw. auf deren Veranlassung.
Die Angaben dienen der Möglichkeit der Kontaktaufnahme, der gegenseitigen Information und Korrespondenz zwischen ZENDAS und den Kooperationspartnern, insbesondere hinsichtlich der in der Kooperationsvereinbarung verankerten Verfahrensabläufe. Den Kontaktpersonen wird ein personalisierter Login auf die Webseiten des Info-Servers eingerichtet. Zudem erhalten sie den ZENDAS Newsletter.
Namen, Telefonnummer und E-Mailadressen der Kontaktpersonen benötigt ZENDAS für diese Zwecke. Ohne diese Angaben können wir diese Leistung nicht bereitstellen. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. In den genannten Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
4. Empfänger der personenbezogenen Daten
Die E-Mailadresse der Kontaktperson und ihrer Vertretung wird im Rahmen des Versands den technisch daran Beteiligten (insbesondere E-Mailprovider) offengelegt.
Alle Angaben werden gegebenenfalls dem für unsere IT-Infrastruktur als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleister (Helsinki Systems GmbH, Stuttgart) offengelegt.
Alle Unterlagen müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften vor ihrer Löschung dem Universitätsarchiv der Universität Stuttgart angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen.
5. Speicherdauer
Die Daten der Kontaktpersonen werden spätestens 5 Jahre nach Beendigung der ZENDAS Kooperation gelöscht. Die Löschung der Daten im Zusammenhang mit einzelnen Vorgängen erfolgt in der Regel 5 Jahre nach Beendigung des jeweiligen Vorgangs.
Ein selbständiges Austragen aus dem Newsletterverteiler ist für die Kontaktperson und deren Vertretung nicht möglich. Die Daten der Kontaktperson und deren Vertretung werden aus dem Newsletterverteiler gelöscht und deren personalisierte Logins deaktiviert, sobald das Kooperationsverhältnis endet oder der Kooperationspartner ZENDAS bittet, eine Person nicht mehr als Kontaktperson bzw. Vertretung zu führen.
Gegebenenfalls werden die Unterlagen vom zuständigen Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.
6. Betroffenenrechte
Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) zu.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
II. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung im berechtigten Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.