Datenschutzrechtliche Hinweise anlässlich des Abschlusses eines Info-Server Abonnementvertrages und der Benennung als Ansprechpartner im Sinne des § 5 des Abonnementvertrages
Stand: 11.12.2023
I. Informationen nach Art. 13 und 14 DS-GVO
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne:
Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Deutschland
Tel: +49 711/685-0
E-Mail: poststelle@uni-stuttgart.de
2. Datenschutzbeauftragte/r
Universität Stuttgart
Datenschutzbeauftragte/r
Breitscheidstr. 2
70174 Stuttgart
Tel: +49 711 685-83687
Fax: +49 711 685-83688
E-Mail: datenschutz@uni-stuttgart.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Quelle der personenbezogenen Daten
Bei Abschluss eines ZENDAS Info-Server Abonnementvertrags muss die den Vertrag schließende Einrichtung oder Hochschule (Abokunde) in der von ZENDAS überlassene Vertragsvorlage auch Angaben zur vertretungsberechtigten Person machen. Der Abokunde benennt entsprechend unserer vertraglichen Regelungen so genannte Ansprechpartner und teilt uns Namen und E-Mailadressen mit. Sofern uns der Abokunde eine Rechnungsadresse nennt, die eine Person namentlich beinhaltet, verarbeiten wir auch dies.
Die Angaben der vertretungsberechtigten Person und eine gegebenenfalls in einer Rechnungsadresse benannte Person benötigen wir für den Vertragsschluss und die Vertragsdurchführung. Ohne diese Angaben ist ein Vertragsschluss und dessen weitere Durchführung nicht möglich. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.
Namen und E-Mailadressen der Ansprechpartner benötigen wir für die vertraglich zugesicherte Bereitstellung von personalisierten Logins und die E-Mailadresse für die Aufnahme in unseren Newsletterverteiler. Ohne diese Angaben können wir diese Leistung nicht bereitstellen. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. In den genannten Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung.
4. Empfänger der personenbezogenen Daten
Empfänger der Angaben zur vertretungsberechtigten Person und einer gegebenenfalls in einer Rechnungsadresse benannten Person sind alle innerhalb von ZENDAS und der Universität Stuttgart insgesamt für Vertragsangelegenheiten und die Abwicklung der damit verbundenen Zahlungen zuständigen Personen.
Empfänger der Angaben zu den Ansprechpartnern sind alle innerhalb von ZENDAS für Vertragsangelegenheiten, die technische Umsetzung (der Logins bzw. Newsletter) und den Versand des Newsletters zuständigen Personen.
Die E-Mailadresse der Ansprechpartner wird im Rahmen des Versands den technisch daran Beteiligten (insbesondere E-Mailprovider), alle Angaben gegebenenfalls dem für unsere IT-Infrastruktur als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleister (Helsinki Systems GmbH, Stuttgart) offengelegt.
Alle Unterlagen müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften vor ihrer Löschung dem Universitätsarchiv der Universität Stuttgart angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen.
5. Speicherdauer
Die Angaben zur vertretungsberechtigten Person, einer gegebenenfalls in einer Rechnungsadresse benannten Person und den Ansprechpartnern benötigen wir für die Dauer der Vertragslaufzeit. Die vertraglichen Unterlagen – und damit die darin enthaltenen Angaben zur vertretungsberechtigen Person sowie einer gegebenenfalls in einer Rechnungsadresse benannten Person– werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen 10 Jahre aufbewahrt. Ebenso die mit dem Vertrag im Zusammenhang stehenden Zahlungsunterlagen, die gegebenenfalls ebenfalls diese Daten enthalten.
Die Daten der Ansprechpartner werden nach Ende des Vertragsverhältnisses gelöscht. Ein selbständiges Austragen aus dem Newsletterverteiler ist für die Ansprechpartner nicht möglich. Die Daten der Ansprechpartner werden aus dem Newsletterverteiler gelöscht und deren personalisierte Logins deaktiviert, sobald das Vertragsverhältnis endet oder der Abokunde ZENDAS bittet, eine Person nicht mehr als Ansprechpartner zu führen.
Gegebenenfalls werden die Unterlagen vom zuständigen Universitätsarchiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.
6. Betroffenenrechte
Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) zu. Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.
II. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung im berechtigten Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.