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Verwendung von Studierendendaten innerhalb einer Hochschule

Stand: 15.05.2023

Es kommt immer wieder vor, dass Lehrstühle und andere Einrichtungen der Hochschule - wie z.B. das Rechenzentrum oder die Bibliothek - Namen und Adressen von Studierenden bei der Zentralen Verwaltung im Studiensekretariat nachfragen.

Beispielsweise werden diese Daten von Lehrstühlen benötigt, um Studierende im Vorfeld von Prüfungen oder auch nach Prüfungen über wichtige prüfungsrelevante Tatbestände zu informieren. Ebenso gibt es die Anfrage von Lehrstühlen an das Studiensekretariat/Prüfungsamt nach Kontaktdaten von Studierenden, die in einer bestimmten Prüfung besonders gut abgeschnitten haben. Diese sollen ein Glückwunschschreiben erhalten, gegebenenfalls verbunden mit Unterbreitung eines Stellenangebots. Von Bibliotheken und Rechenzentren werden die Daten oft angefordert, um ein Benutzerkonto anzulegen.

Doch wie sieht dies eigentlich aus datenschutzrechtlicher Sicht aus? Darf die Zentrale Verwaltung, also die Stelle, die die Daten zur ihrer Aufgabenerfüllung originär speichert (Studiensekretariat, Dezernat Studentisches oder wie immer diese Stelle auch heißt), diese Daten an die anderen Stellen innerhalb der Hochschule weitergeben und was ist dabei zu beachten?

Neben diesen internen Anfragen gibt es auch Anfragen externer Stellen, beispielsweise um Studierende um die Teilnahme an einer Umfrage zum Hochschulranking zu bitten oder um alle zukünftigen Absolventinnen und Absolventen zu einer Jobmesse einzuladen. Auch bei solchen Anfragen stellt sich die Frage, ob die Daten dazu überhaupt innerhalb der Hochschule zu den angefragten Zwecken verwendet werden dürfen.

Unsere Seite beschäftigt sich mit diesen Fragen und geht dabei auf die allgemeine Rechtslage (siehe unter 1.) und konkrete Fallbeispiele zur Weitergabe an hochschulinterne Stellen (siehe unter 2). und zur Verwendung von Daten innerhalb der Hochschule für Anfragen externer Stellen (siehe unter 3.) ein.

Der vollständige Inhalt des Dokuments steht nur den mit ZENDAS kooperierenden Hochschulen zur Verfügung (nähere Informationen finden Sie hier Interner Link).

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