Aussonderung von Unterlagen

Stand: 28.09.2020

Die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen und die dicken verstaubten Ordner, die den kostbaren Regalplatz blockieren, können endlich weg. Aber vor den befreienden Gang zum Schredder haben die Gesetzgeber noch eine Pflicht gesetzt: Die Anbietung der Unterlagen an das zuständige Archiv. Diese Seite erläutert, wann Sie von der Anbietungspflicht betroffen sind und wo Sie weitere Informationen zum konkreten Verfahren bei Aussonderung und Anbietung ans Archiv finden.

Das Folgende gilt für auszusondernde Unterlagen. D.h. Akten oder andere Unterlagen, die Sie für Ihre Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigen und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, so dass Sie den gesamten Ordner oder auch mehrere Regalmeter auf einmal entsorgen können.

Einzelne Dokumente, die Sie während der Bearbeitung eines laufenden Vorganges aus der Akte herausnehmen, weil sie nicht mehr erforderlich sind, können Sie wie bisher gleich in den Schredder stecken (siehe hierzu die Ausführungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz in Bayern im 21. Tätigkeitsbericht, Kap. 4.3 ).

Der vollständige Inhalt des Dokuments steht nur den mit ZENDAS kooperierenden Hochschulen zur Verfügung (nähere Informationen finden Sie hier ).