Die Organisation von Tagungen, Fortbildungsveranstaltungen und Seminaren macht es in der Regel erforderlich, die Teilnehmer bereits im Vorfeld der Veranstaltung mittels einer Anmeldung (meist online) zu erfassen. Dabei werden auch personenbezogene Daten wie z.B. die Adresse und die Zugehörigkeit zu einer Einrichtung erhoben, um so den Teilnehmern weitere Informationen zukommen lassen zu können und beispielsweise Informationen über die möglichen Interessensschwerpunkte der Teilnehmer zu gewinnen. In vielen Fällen besteht daneben der Wunsch, die auf diese Weise gespeicherten Daten zur Erstellung einer Teilnehmerliste zu verwenden, die beispielsweise anderen Veranstaltungsteilnehmern zugänglich gemacht wird. Die Überlassung von Teilnehmerlisten an Tagungsteilnehmer oder andere Dritte wie beispielsweise Ausstellerfirmen oder Sponsoren ist jedoch nicht ohne Weiteres zulässig. Mit diesem Aspekt beschäftigt sich die folgende Webseite.
Informationen zur datenschutzgerechten Gestaltung von Online-Anmeldeformularen für Veranstaltungen insgesamt und zu den Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO bei einer Anmeldung finden Sie unter Datenschutzgerechte Gestaltung von Online-Anmeldeformularen für Veranstaltungen und Informationspflichten bei Verwendung eines Formulars – Veranstaltungsanmeldung (Beispiel 1) .