Die Planung, Durchführung oder Verwaltung von Konferenzen, Tagungen und Seminaren (im folgenden „Veranstaltungsmanagement“) ist oft aufwändig. Mit verlockenden Angeboten übernehmen private Veranstaltungsdienstleistende die Anmelde-, Abrechnungs- und Bezahlvorgänge für die Hochschule. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind dabei allerdings ein paar Dinge zu beachten.
Nach unserer Erfahrung in der Praxis kann man nicht davon ausgehen, dass das Angebot der Dienstleistenden „schon in Ordnung“ sein wird. Ein genauerer datenschutzrechtlicher Blick tut Not.
Wenn die Hochschule im Zusammenhang mit ihren Veranstaltungen ein Dienstleistungsunternehmen mit organisatorischen Aufgaben beauftragt und dieses dabei personenbezogene Daten verarbeitet, stellt sich die Frage, ob die Hochschule personenbezogene Daten an dieses weitergeben darf und ob die Hochschule die Teilnehmenden zur Anmeldung über dieses Dienstleistungsunternehmen „zwingen“ darf.