Personalakten können in einen Grunddatenbestand und Teildatenbestände gegliedert werden. So sieht es – in Baden-Württemberg – § 88 Landesbeamtengesetz (LBG BW) vor. Zudem dürfen Nebendatenbestände geführt werden, wenn dies zur Aufgabenerledigung erforderlich ist. Entsprechende Regelungen finden sich auch in den Beamtengesetzen anderer Bundesländer und im Bundesbeamtengesetz.
Ganz schön unübersichtlich?
Eigentlich nicht. Denn das Gesetz sieht vor, dass all diese Datenbestände in einem Verzeichnis aufgeführt werden (so § 88 Absatz 1 Satz 5 LBG BW).
Doch was ist eigentlich Sinn dieses Verzeichnisses?
Und muss es auch geführt werden, wenn die Personalaktenverwaltung elektronisch erfolgt, ein Auffinden aller Datenbestände also unter Umständen einfacher möglich ist als bei Akten in Papierform?
Und was ist mit den Beschäftigten, die nicht dem Beamtenrecht unterliegen?
Und was hat das alles mit dem Datenschutz zu tun?
Antworten auf diese Fragen sollen Ihnen die folgende Ausführungen geben: