Über ZENDAS

Stand: 03.08.2023

Die an einer Mehrheit oder gar an allen Universitäten in Baden-Württemberg vergleichbar auftretenden datenschutzrechtlichen Fragestellungen können durch eine Zentrale Datenschutzstelle effektiv und unter Nutzung von Synergien bearbeitet werden. Ein Team mit juristischem und technischem Sachverstand soll konstruktive Lösungen - von den rechtlichen Anforderungen bis hin zur technischen Ausgestaltung – und eine Informationsplattform bieten.

Im Jahre 2003 wurde die Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS) ins Leben gerufen.

Zum damaligen Zeitpunkt sah das baden-württembergische Landesdatenschutzgesetz eine lediglich optionale Bestellung einer oder eines behördlichen Datenschutzbeauftragten vor. Nach ausgiebigen Diskussionen um die Frage der Bestellung von Datenschutzbeauftragten an den baden-württembergischen Universitäten entschieden sich deren Kanzlerinnen und Kanzler für das Modell eines Datenschutz-Kompetenzzentrums als Alternative zur eigenständigen Bestellung von behördlichen Datenschutzbeauftragten an der jeweiligen Universität. Auf die Bestellung behördlicher Datenschutzbeauftragter wurde daher in der Regel verzichtet. Die seit 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung sieht die Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten für die Universitäten mittlerweile zwingend vor, was von den Universitäten – teilweise zusammen mit dem Aufbau weiterer Datenschutzstrukturen – umgesetzt wurde.

Die seit 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung sieht die Benennung einer oder eines Datenschutzbeauftragten für die Universitäten mittlerweile zwingend vor, was von den Universitäten – teilweise zusammen mit dem Aufbau weiterer Datenschutzstrukturen – umgesetzt wurde.

Diese geänderten gesetzlichen Rahmenbedingungen und die an den Universitäten lokal aufgebauten Strukturen haben dazu geführt, dass Vorgänge, die nur einzelne Universitäten betreffen, auch lokal an diesen Universitäten bearbeitet werden. ZENDAS soll als eine die Universitäten beratende Servicestelle vor allem für die übergreifenden Vorgänge unterstützen, also bei Vorgängen und Fragestellungen, die alle oder zumindest die Mehrheit der baden-württembergischen Universitäten betreffen. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit verbleibt dabei bei den einzelnen Universitäten.

Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass sich die baden-württembergischen Universitäten auf eine neue, seit 01.07.2023 gültige Kooperationsvereinbarung geeinigt haben. Der Hauptunterschied zu der Zeit vor dem 01.07.2023 ist, dass ZENDAS grundsätzlich keine Vorgänge mehr bearbeitet, die nur einzelne Hochschulen betreffen.

Damit wird auch die bis zum 01.07.2023 bestehende Einheit von ZENDAS und der Datenschutzstelle der Universität Stuttgart hinfällig, so dass ZENDAS keine Einzelvorgänge der Universität Stuttgart mehr bearbeitet.

ZENDAS versteht sich als Kompetenzzentrum für alle rechtlichen und technisch-organisatorischen Frage- und Problemstellungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz bei den baden-württembergischen Universitäten, die alle oder die Merheit dieser Universitäten betreffen.

Ziel ist es, einen lösungsorientierten Datenschutz zu vertreten und dadurch die baden-württembergischen Universitäten zu unterstützen. Die rechtlichen Anforderungen sollen sichergestellt werden, indem eine möglichst frühzeitige Einbindung von ZENDAS erfolgt. Datenschutzrechtliche Belange werden als Teil des Verfahrens verstanden und verursachen so möglichst wenig zusätzlichen Verfahrensaufwand.

Datenschutz als qualitatives Merkmal einer modernen, digitalen und vor allem funktionierenden Verwaltung ist Ziel und Verpflichtung. Dass das Thema Datenschutz als notwendige, gestaltende Rolle bei den Zukunftsprojekten einer Hochschulverwaltung verstanden wird, ist die Vision von ZENDAS.

Als eine unterstützende Servicestelle berät ZENDAS die baden-württembergischen Universitäten bei datenschutzrechtlichen Themen, vor allem solche, die alle oder mindestens eine Mehrheit dieser Kooperationspartner betreffen. Dazu gehören insbesondere:

• Evaluierung von Softwareprodukten (beispielsweise Wahlsoftware),
• Erstellen und Aushandeln von Verträgen, soweit sie datenschutzrechtliche Relevanz haben, insbesondere Verträge über die Auftragsverarbeitung und gemeinsame Verantwortlichkeit einschließlich Prüfen und Aushandeln von technischen und organisatorischen Maßnahmen,
• Datenschutzfolgenabschätzungen,
• Vorbereitung von Stellungnahmen zu Gesetzesvorhaben für den Arbeitskreis der Kanzlerinnen und Kanzler und die Landesrektorenkonferenz,
• Begleiten von vertraglichen Regelungen zwischen den Kooperationspartnern,
• Unterstützung bei Antworten auf Landtagsanfragen, Anfragen des Rechnungshofs und des Wissenschaftsministeriums und anderen vergleichbaren Anfragen.

Bei datenschutzrechtlichen Themen, die einen einzelnen Kooperationspartner oder die Minderheit der Kooperationspartner betreffen, berät ZENDAS, wenn dazu ein Auftrag vom Lenkungsausschuss oder dem Arbeitskreis der Kanzlerinnen und Kanzler vorliegt.

Und nicht zu vergessen:

• ZENDAS bietet Schulungen zu datenschutzrelevanten Themen an.
• ZENDAS betreibt einen Info-Server zu hochschulbezogenen datenschutzrelevanten Themen. In diesen können auch durch die Tätigkeiten von ZENDAS entstandene Informationen eingestellt werden. ZENDAS greift Anregungen der Kooperationspartner zu Themen auf. Der Info-Server ist nicht nur für unsere 9 Kooperationsuniversitäten nutzbar, sondern kann auch abonniert werden. Informationen rund um ein Abonnement finden Sie auf unserer Webseite Info-Server Abonnement .
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