Microsoft's Tool zum Entfernen verborgener Daten

Diese Seite beschäftigt sich mit dem Thema Datenschutz bei Microsoft Office .

Download und Installation

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Microsoft bietet auf seiner Homepage ein "Tool zum Entfernen verborgener Daten" zum kostenlosen Download an, das den Großteil der in einem Dokument versteckten Daten löscht.

Bei diesem Tool handelt es sich um ein Add-In (Makro) für Microsoft Office 2002/XP und 2003, das unter Windows 2000 und XP läuft. Nach der Installation ist es in Word, Excel und Power Point als Befehl Verborgene Daten entfernen im Menu Datei zugänglich.

Für die Installation sind in der Regel Administratorrechte erforderlich.

Genaue Informationen zu den Systemanforderungen finden sich unten bei den Links.

Einige Hinweise zur Benutzung

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Das Tool sollte erst dann aufgerufen werden, wenn das Dokument fertiggestellt ist, d.h. wenn keine weiteren Änderungen mehr daran vorgenommen werden.

Ablauf

Die Bedienung des Tools ist sehr einfach, der Benutzer wird Schritt für Schritt geführt:

Öffnen der Datei, aus der Überarbeitungen, Dokumenteigenschaften u. a. gelöscht werden sollen und Start des Tools über Datei --> Verborgene Daten entfernen
Datei unter einem neuen Namen speichern
Da Kommentare u.a. Daten unwiederbringlich gelöscht werden, wird der Benutzer zur Sicherheit aufgefordert, die durch das Tool erzeugte Datei unter einem anderen Namen zu speichern als die ursprüngliche. Die alte Version bleibt so erhalten und kann nach wie vor gemeinsam bearbeitet werden. Nach der Verwendung des Tools sind in der neuen Version sind nicht nur verborgene Daten gelöscht, sondern auch einige Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung nicht mehr nutzbar.
Rückmeldung des Tools abwarten
Bericht (Logfile) über die Löschung anschauen
Hat das Tool seine Arbeit beendet, wird die Datei automatisch geschlossen und Übersicht gezeigt, welche Art von Daten gefunden und gelöscht wurden.
Es empfiehlt sich, die neue Datei einmal zu öffnen und zu prüfen, ob z.B. Dateieigenschaften und Änderungen wirklich gelöscht sind. Die Datei sollte mit Schreibschutz geöffnet werden (Frage nach Schreibschutz beim Öffnen mit "Ja" beantworten). Werden doch noch Änderungen vorgenommen, sollte man das Tool noch einmal aufrufen.

Datenreste

Das Tool löscht die allermeisten Daten, die von den Office-Programmen selbst "versteckt" werden (Informationen zu den wenigen, recht speziellen Ausnahmen finden sich unten bei den Links).

Nicht gelöscht werden jedoch Text- und Bildteile, die der Benutzer selbst versteckt. Dazu gehören z.B.:

nicht sichtbare Teile von eingefügten Objekten (Tabellen, Diagramme, Bilder)
ausgeblendeter Text
versteckter Text (durch geeignete Text-/Hintergrundfarbe oder farbigen Balken)

Diese Daten müssen nach wie vor von Hand gelöscht werden

Hindernisse für die Verwendung

Die Verwendung bestimmter Schutzmechanismen in Microsoft Office führt dazu, dass das Tool nicht verwendet werden kann:

Rechteverwaltung (Information Rights Management, IRM)
Dokumentschutz
Digitale Signatur
Freigabe von Excel-Arbeitsmappen

In diesen Fällen bricht das Tool seine Arbeit ab und informiert den Benutzer durch eine Fehlermeldung.