Hinweise zur Konfiguration von Word
Diese Seite beschäftigt sich mit dem Thema Datenschutz bei Microsoft Word 
.
Überblick
Um die versehentliche Weitergabe von versteckten Daten zu verhindern, sollten folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- auf der Registerkarte Extras --> Optionen --> Speichern
- Schnellspeicherung verbieten
- Nachfrage beim Speichern der Dateieigenschaften
- auf der Registerkarte Extras --> Optionen --> Sicherheit
- Personenbezogene Daten beim Speichern löschen
- Warnung anzeigen, wenn eine Datei mit Überarbeitungen oder Kommentaren gedruckt oder verschickt wird
- Vorhandene Überarbeitungen oder Kommentare automatisch einblenden (ab Word 2003)
- keine (automatische) Speicherung verschiedener Versionen in einer Datei mit Datei --> Versionen
Einstellungen unter Extras --> Optionen --> Speichern
Unter dem Menupunkt Extras --> Optionen finden sich viele zentrale Einstellungen, die das Verhalten von Word steuern.
Schnellspeicherung verbieten
Ist die Option Schnellspeicherung zulassen aktiviert, speichert Word nicht jedesmal das ganze Dokument, sondern nur die Änderungen. Diese werden dann einfach ans Ende der Datei angehängt.
Dadurch geht das Speichern zwar evtl. etwas schneller - aber sämtliche Änderungen sind noch im Dokument vorhanden. Gelöschter Text ist also nicht wirklich gelöscht, sondern kann wieder sichtbar gemacht werden.
Um dies zu verhindern, sollte die Option auf jeden Fall deaktiviert werden.
Nachfrage beim Speichern der Dateieigenschaften
Ist die Option Anfrage für Dateieigenschaften aktiviert, wird beim ersten Speichern einer Datei, bei dem die Dokumenteigenschaften festgelegt werden, automatisch das Dialogfenster Datei --> Eigenschaften eingeblendet. Der Benutzer bekommt die aktuellen Werte angezeigt und kann sie ggf. ändern.
Damit ist es möglich, die versehentliche Preisgabe von Informationen z.B. durch den Titel, der sonst leicht übersehen wird, zu verhindern.
Einstellungen unter Extras --> Optionen --> Sicherheit
Personenbezogene Daten beim Speichern entfernen
Ist diese Option aktiviert, werden beim nächsten Speichern
- die Einträge Autor und Firma aus den Dateieigenschaften (Karte Zusammenfassung) gelöscht,
- der Eintrag Zuletzt gespeichert von aus den Dateieigenschaften (Karte Statistik) gelöscht,
- E-Mail Header und Verteiler (auch die Einträge _EmailSubject, _AuthorEmail und _AuthorEmailDisplayName aus der Karte Anpassen in den Dateieigenschaften) gelöscht und
- die mit Überarbeitungen und Kommentaren verknüpften Namen in die Bezeichnung Autor geändert.
Wenn die Funktionen für die gemeinsame Überarbeitung von Dokumenten genutzt werden, ist es evtl. nicht praktikabel, diese Option dauerhaft zu aktiveren - denn es ist damit z.B. nicht mehr möglich, den Urheber eines Kommentars oder einer Änderung zu erkennen.
Warnung beim Drucken oder Verschicken einer Datei mit Überarbeitungen oder Kommentaren
Ist diese Option aktiviert, bekommt der Nutzer bei jedem Befehl zum Speichern, Drucken oder Versenden (Datei --> Senden an) den folgenden Warnhinweis angezeigt:
Das mag auf Dauer recht anstrengend sein, kann aber gerade beim Speichern unter anderem Namen oder beim Versenden vor einer unerwünschten Weitergabe von Informationen schützen.
Vorhandene Überarbeitungen oder Kommentare automatisch einblenden
Diese Option ist neu in Word 2003 und sorgt dafür, dass Überarbeitungen und Kommentare nicht mehr übersehen und versehentlich weitergegeben werden können - sie werden beim Öffnen und beim Speichern einer Datei automatisch eingeblendet.
Keine (automatische) Speicherung verschiedener Versionen in einer Datei
Word bietet über den Befehl Datei --> Versionen die Möglichkeit, verschiedene Zustände eines Textes in einer Datei zu speichern, die dann leicht per Klick wieder aufgerufen werden können. Das automatische Speichern verschiedener Versionen sollte auf jeden Fall deaktiviert sein. Wird diese Funktion verwendet, indem manuell "Schnappschüsse" des Dokuments erstellt werden, sollte durch eine entsprechende Checkliste sichergestellt werden, dass nicht versehentlich sämtliche Vorgängerversionen einer Datei mit verschickt werden.
