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• Der Newsletter 02/2013 von ZENDAS ist seit dem 18.04.2013 verfügbar.
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Versteckte Daten in Microsoft Word XP/2002/2003 Dateien

Die folgenden Seiten beleuchten das Problem von "versteckten" Daten in Word-Dokumenten. Die Ausführungen beziehen sich auf Word, das Problem taucht aber in ähnlicher Form bei Excel und PowerPoint und weiteren Programmen aus der Office-Familie auf.

Word (ebenso wie seine Kollegen Excel und PowerPoint) speichert nämlich nicht nur den Text, den Sie in der Endfassung auf dem Bildschirm sehen.

Diese leidvolle Erfahrung musste das Verkehrsministerium in Nordrhein-Westfalen machen, als es die Machbarkeitsstudie zum Transrapid-Projekt als Word-Datei zum Download bereitstellte. Ein Journalist hat sich dieses Dokument herunter geladen und konnte mit wenigen Mausklicks die an dem Dokument erfolgten Änderungen sichtbar machen. Peinlich wurde es für das Ministerium deshalb, weil daraufhin nachvollziehbar war, dass wesentliche Zahlen geändert und negative Anmerkungen zur Umweltbelastung durch die geplante Transrapidstrecke gestrichen worden waren. Und das erst kurz vor der Veröffentlichung!

Was war geschehen?
Das Dokument wurde mit der Funktion "Änderung verfolgen" erstellt. Dies ist sinnvoll, wenn mehrere Personen ein Dokument gemeinsam erstellen und sich absprechen müssen. Nach Abschluss der gemeinsamen Bearbeitung wird diese Funktion einfach wieder ausgeschaltet und man hat die Schlussfassung des Dokuments. Änderungen blieben aber erhalten und der Journalist konnte diese wieder sichtbar machen (Artikel: Transrapid-Gutachten manipuliert? ).

Und dies ist kein Einzelfall, fast jeden Monat werden neue Fälle bekannt (Beispiel: Microsoft gibt ungewollt Einblick in Firmenkorrespondenz ).

Es leider auch gar nicht schwierig, mehr über den ursprünglichen Inhalt und die Bearbeiter einer Word-Datei zu verraten, als man eigentlich vorhatte - denn viele Informationen werden zwar automatisch im Dokument gespeichert, sind aber auf den ersten Blick nicht sichtbar. Trotzdem kann man sie auch ohne technische Spezialkenntnisse mit wenigen Mausklicks sichtbar machen.

Nicht umsonst gibt Microsoft auf seiner Webseite den Hinweis : "Geben Sie keine Dokumente im elektronischen Format weiter. Drucken Sie diese stattdessen aus und achten Sie auf die physische Sicherheit dieser Kopien."

Das dürfte allerdings nicht für Jedermann eine praktikable Lösung sein. Darum geben Ihnen die folgenden Seiten einen Überblick, welche Daten sich in einem Word-Dokument verstecken können, wie Sie diese aufspüren und löschen und wie Sie das Speichern bestimmter Informationen von vornherein verhindern.

Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf Microsoft Word XP/2002, gelten aber im Wesentlichen auch für Word 2003 und sind mit Einschränkungen auch auf Excel und Power Point übertragbar. Links zu speziellen Informationen zu den verschiedenen Office-Versionen sowie zu Excel und Power Point finden Sie am Ende dieser Seite.

• Standardmäßig gespeicherte Informationen
  • Dokumenteigenschaften
  • Änderungen am Dokument (Schnellspeicherung)
• Datenspuren bei der Nutzung erweiterter Funktionen
  • Überarbeitungen
  • Kommentare
  • E-Mailheader (Betreff, Adressaten)
  • E-Mailverteiler für die Überarbeitung des Dokuments ("Laufzettel", routing slip)
  • verschiedene Dateiversionen
• Text- und Bildinhalte, die der Benutzer selbst "versteckt"
  • nicht sichtbare Teile von eingefügten Objekten (Tabellen, Diagramme, Bilder)
  • ausgeblendeter Text
  • versteckter Text (durch geeignete Text-/Hintergrundfarbe oder farbigen Balken)
• Netzwerk und Computer Details
  • den Speicherort des Dokuments (inkl. Netzwerkpfad - falls vorhanden)
  • auf welchem Drucker das Dokument zuletzt ausgedruckt wurde

• Allgemein empfiehlt es sich, Word so zu konfigurieren, dass möglichst wenig versteckte Daten gespeichert werden bzw. dass der Benutzer zumindest auf die Speicherung dieser Daten aufmerksam gemacht wird.
  Hinweise zur Konfiguration von Word
• Wenn Dokumente gemeinsam bearbeitet werden, sollte man darauf achten, Überarbeitungen und Kommentare wirklich zu löschen und nicht nur auszublenden.
  Überarbeitungen und Kommentare
• Auch die Dateieigenschaften lassen sich manuell löschen.
  Eigenschaften eines Word-Dokuments
• Beim Einfügen von Excel-Diagrammen, Bildern und anderen Objekten sollte man genau prüfen, welche Informationen in die Word-Datei eingefügt werden.
  Die Tücke des Objekts
• Microsoft stellt kostenlos ein Tool zur Verfügung, mit dessen Hilfe der Großteil der gespeicherten Daten "auf einen Rutsch" aus der Datei entfernt werden kann.
  Microsoft's Tool zum Entfernen Verborgener Daten (Remove Hidden Data Tool)

Da die Microsoft-Homepage sehr umfangreich und teilweise etwas unübersichtlich ist, haben wir im folgenden eine Reihe von Links für Sie zusammengestellt, die es Ihnen ermöglichen sollen, die passenden Informationen für Ihre Programmversion möglichst rasch zu finden. Einige Artikel sind derzeit leider nur auf Englisch verfügbar - aber es gibt immerhin meist die Möglichkeit einer maschinellen Übersetzung, die einem zumindest die wesentlichen Inhalte erschließen kann. Meist finden Sie die Möglichkeit, eine Seite in einer anderen Sprache anzuzeigen, unter dem Punkt "Übersetzungen dieses Artikels" bzw. "Article Translations" auf der Navigationsleiste am rechten Rand.

• Das Tool zum Entfernen verborgener Daten für Office 2003 und Office XP
  Link zum Download und Infos zu Installation und Benutzung des Remove Hidden Data Add-In
  http://support.microsoft.com/kb/834427/de
• Entfernen persönlicher oder ausgeblendeter Daten (Word 2003)
  http://office.microsoft.com/de-de/word/HP051901021031.aspx
• Minimieren von Metadaten in Microsoft Word 2003
  Schritt-für-Schritt Anleitung für sämtliche Arten von Metadaten
  http://support.microsoft.com/kb/825576/de
• Schützen von persönlichen Daten in Word 2003
  Hintergrundinformationen und Anleitung zum Löschen zu ausgewählten Metadaten
  http://www.microsoft.com/germany/msdn/library/office/word/SchuetzenVonPersoenlichenDatenInWord2003Dokumenten.mspx
• Minimieren von Metadaten in Microsoft Word 2002
  http://support.microsoft.com/kb/290945/DE/
• Demo: Get rid of revision marks, once and for all (Englisch)
  Vorführung (Film) des Umgang mit der Funktion "Änderungen nachverfolgen"
  http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011993241033.aspx
• How to minimize metadata in Microsoft Excel workbooks (Englisch)
  (für alle Version von Office 97 bis 2003)
  http://support.microsoft.com/kb/223789/en-us
• How to minimize metadata in PowerPoint 2003 presentations (Englisch)
  http://support.microsoft.com/kb/826825/en-us
• Minimieren von Metadaten in Microsoft Office-Dokumenten
  Informationen zu Metadaten in älteren Versionen von Word, Excel und Power Point
  http://support.microsoft.com/?scid=kb%3Bde%3B223396

Auch die Landesbeauftragten für den Datenschutz haben sich bereits mit der Redseligkeit von Word beschäftigt (und dies bereits vor dem peinlichen Fall der Transrapid-Studie):

• LfD Baden Württemberg (20. TB) - Was Texte so alles verraten können
• LfD Baden Württemberg (24. TB) - Datenspuren bei der Bürokommunikation