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Inhouse-Seminar: Datenschutz im Sekretariat (mit praktischen Übungen)

Stand: 23.07.2008

Zielgruppe:MitarbeiterInnen von Instituts- und Fakultätssekretariaten
Dauer:ganztägig
Max. Teilnehmerzahl:20
Voraussetzungen:Raum mit 10 - 20 PCs (MS Windows XP + Office 2003/XP) und Beamer

Nicht nur die Mitarbeiter des Studiensekretariats und der Personalabteilung haben oft mit personenbezogenen Daten zu tun - auch von den Mitarbeitern der Instituts- und Fakultätssekretariate werden Teilnehmer- und Notenlisten ausgehängt, Gutachten und Gremienprotokolle verschickt, Scheine und Zeugnisse ausgegeben und unter Umständen auch Urlaubs- und Krankheitskarteien verwaltet.

Dieses Seminar zeigt, wie ein datenschutzgerechter Umgang mit solchen Dokumenten und Dateien aussehen kann.

In praktischen Übungen am PC lernen die Teilnehmer einfache Möglichkeiten zum sicheren Versand von E-Mail-Attachments kennen. Außerdem wird anhand von Beispielen geübt, wie man in Word-Dateien versteckt gespeicherte Informationen löschen bzw. die Speicherung von vornherein verhindern kann.

Inhalte

Zugriff: Die ganze Welt
  • Rechtliche Rahmenbedingungen
  • Umgang mit Post
    • Was muss man beachten, wenn vertrauliche Unterlagen per Briefpost verschickt werden sollen?
    • Wie kann man E-Mail-Attachments vor fremden Blicken schützen?
    • Kann man der Absender-Adresse von E-Mails trauen?
  • Datenschutzgerechte Gestaltung von Formularen
    • Welche Daten dürfen z.B. auf Anmeldeformularen, Teilnehmerlisten und Anwesenheitslisten erhoben werden?
    • Welche Hinweise muss die Hochschule dabei geben?
    • Was ist beim Aushang von solchen Listen zu beachten?
    • Welche rechtlichen Anforderungen sind bei der Online-Prüfungsanmeldung zu beachten?
  • Aufbewahrung von Unterlagen
    • Welche Unterlagen gehören unter Verschluss?
    • Wie sieht eine datenschutzgerechte Aufbewahrung und Vernichtung von papierenen und elektronischen Dokumenten aus?
  • Umgang mit Anfragen
    • Unter welchen Bedingungen darf grundsätzlich Auskunft über personenbezogene Daten von Mitarbeitern und Studierenden erteilt werden?
  • Was sich ein Word-Dokument so alles merken kann
    • Was kann eine Word-Datei über ihren ursprünglichen Inhalt, die Autoren und deren Arbeitsverhalten verraten?
    • Wie kann man solche Informationen löschen bzw. das Speichern verhindern?
  • Bekanntgabe von Noten
    • Welche Formen der Bekanntgabe von Noten sind möglich und welche Anforderungen ergeben sich daraus?
    • Ist die Veröffentlichung von Noten im Internet erlaubt?
    • Wer darf Auskunft über Noten bekommen?

Kosten

Zugriff: Die ganze Welt

Für Hochschulen aus allen Bundesländern:

  • Universitäten in Baden-Württemberg: kostenfrei
  • Abonnenten unseres Info-Servers aus Baden-Württemberg: 1.980 EUR zzgl. Reisekostenpauschale (abhängig vom Ort) sowie zzgl. Kosten für die Installation vor Ort;
    Abonnenten aus anderen Bundesländern auf Anfrage
  • Alle anderen Hochschulen: 2.340 EUR zzgl. Reisekostenpauschale (abhängig vom Ort) sowie zzgl. Kosten für die Installation vor Ort

Sofern An- und Abreise nicht am Tag der Veranstaltung möglich sind, erfragen Sie bitte die genauen Kosten bei ZENDAS.
Die Kosten für die Installation vor Ort hängen von den örtlichen Voraussetzungen ab. Bitte sprechen Sie uns an, damit wir Ihnen eine ungefähre Summe nennen können.

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